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システムの導入時は業務混乱の可能性があります。
そのための準備が大切なのです。
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ＩＴ化というと、まずシステム導入が考えられます。
そしてシステムは大きく分けて「業務の効率化、情報の共有化」と「売上の向上」に分けられます。
しかし、どんなシステムでも、全体の業務を理解し、その中で最も適した業務をシステム化することによって最大限に効果が発揮されるのです。なんでもシステム化すれば良いというものではありません。
また、システム化することによって起こるデメリットも存在します。
特にシステム導入時には、業務の流れが変わってしまうために混乱がおき、効率化のために入れたシステムが、逆に作業の効率性を低下させることもあります。
初めてシステムを導入する部署では、この「効率性の低下」はやむをえない事です。
しかし導入前の教育によって、ある程度混乱は避ける事ができます。
その教育を効率的に行うためにも、経営者は担当部署に全てを任せるのではなく、導入するシステムが、「どの業務を」、「システム化することによって」、「どうなるのか」ということを業務全体を視野に入れ理解することが重要です。
そして経営者自身が必要性を理解し、それを社員に伝えていかなくてはなりません。
今まで手書きでよかった文書が、これからはシステムへの入力作業に変わる。
これは、現場の実務者にとっては大変な負担です。
パソコンに慣れている人ならともかく、「パソコンは苦手」という人がシステム化についてこれないというのは良くあることなのです。
「システム化を行うメリットと必要性」、これを事前に説明し教育をしなければならないのです。
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